Wie priorisieren wir richtig?

Noch vor 10 Jahren hieß es in den Projekten: „Herr Bartenbach, was können wir im Internet machen?“

Mittlerweile sind diese Töne zu hören: „Herr Bartenbach, wie sollen wir das (überhaupt) noch machen?“

Die Digitalisierungswelle rollt und auf die Frage „Haben wir schon das Ende der Fahnenstange erreicht?“ kommt ein klares: „Das geht erst richtig los, bis jetzt war das nur ein Vorspiel!“

Und so ist verständlich, dass der Ruf nach Prioritäten immer lauter wird.

Und das ist genau richtig!

Unser Schreibtisch hat immer mehr Aufgaben als wir schaffen können.

Wer drei Dinge macht, macht gar nichts!

Das magische an richtigen Prioritäten:

Es gibt einen Zinseszinseffekt!

Was würden wir tun, wenn wir am nächsten Tag nur eine einzige Sache erledigen könnten?

Was wenn es zwei oder drei wären?

Wenn wir uns konsequent täglich darauf konzentrierten, würden wir astronomische Erfolge erzielen.

Jedoch nur unter der Annahme, dass wir ein unvernünftig hohes Ziel verfolgen.

Und genau das können einige Menschen besonders gut.

Was die erfolgreichsten Menschen auszeichnet!

Viele der erfolgreichsten Menschen, die sich öffentlich zu ihrem Erfolg äußern bzw. eine Antwort geben auf die Frage „Wie haben Sie das geschafft?“, sind sich erstaunlich einig in einem Punkt:

Erfolgreiche Menschen treffen schnell Entscheidungen und ändern diese nur sehr selten und ungern.

Schwache Menschen brauche lange, um Entscheidungen zu treffen, halten wenig daran fest und stellen diese häufig in Frage.

Ohne Prioritäten sind wir Freiwild!

Ist aber trotzdem schöner ohne 😉

Wie wir jeden Tag bemerken, bringen erledigte Aufgaben meist neue Aufgaben zu Tage.

Zumindest wenn sie wichtig waren.

Je wichtiger die Aufgabe, desto höher das Potential, dass durch diese noch umso mehr Punkte auf der ToDo-Liste stehen.

Gemeinsam geht es leichter!

Nehmen wir an, wir wollten nächstes Jahr den New York Marathon laufen.

Diejenigen unter Ihnen, die dieses Vergnügen schon hatten, wissen um dieses absolut einzigartige Erlebnis.

Daher ist es unser Ziel morgens um 5.15 Uhr aufzubrechen, um 10 Kilometer zu joggen.

Um unser Ziel zu erreichen ist das eine absolut sinnvolle Maßnahme.

Über längere Zeit durchgeführt sogar eine enorme Bereicherung für unser Leben.

Für die allermeisten im ersten Moment jedoch pure Folter.

Bleibt uns eine Hoffnung:

Hoffentlich warten unsere Laufkameraden schon auf uns am vereinbarten Treffpunkt.

Die Wahrscheinlichkeit, dass wir uns aus dem Bett schälen und zur ganz konkret vereinbarten Zeit an Ort und Stelle erscheinen ist um ein vielfaches höher.

Das heißt für unser Unternehmen, dass …

… die Überprüfung der Prioritäten JEDE/N Mitarbeiter/in angeht!

… „Prioritäten setzen“ eine Grundvoraussetzung unserer Führung ist!

… wir die Wahrscheinlichkeit maximieren, indem wir konkrete Vereinbarungen dazu treffen.

Das mag uns jetzt extrem trivial erscheinen, doch bitte reflektieren wir dazu folgende Fragen zur Ausgangssituation:

Diese Fragen zeigen wo wir stehen….

❀ Ist allen Mitarbeitern das langfristige Zielbild klar?

❀ Gibt es ein System mit Kriterien, das Ihnen sagt, welche Innovationen (z.B. technische Neuerung Ihres Rechenzentrums) die höchste Priorität haben?

❀ Auf einer Skala von 1-10, wie stark unterstützt sich unsere Belegschaft gegenseitig?

❀ Wie klar ist unseren Führungskräften, welche Maßnahmen Priorität 1 haben?

❀ Wie konsequent treffen wir Entscheidungen und setzen diese um?

❀ Wie hoch ist die prozentuale Wahrscheinlichkeit, dass wir eine heute getroffene Entscheidung (strategisch) so oder annähernd wie beschlossen umsetzen?

❀ Messen Sie in Ihren Projekten echten Fortschritt oder Meilensteine und ToDos?

Beispiele für Bewertungskriterien:

Diese Bewertungskriterien stellen einen Auszug eines Katalogs dar, mit dem Mitarbeiter an der Priorisierung von Veränderungen bzw. der Einführung von Neuerungen beteiligt wurden:

Würden Sie XYZ einem Freund empfehlen? (Ja / Nein)

Machen wir durch XYZ dem Kunden das Leben leichter? (Ja / Nein)

Wie positiv ist das Kundenerlebnis, das wir dadurch schaffen? (Skala)

(Wem) Hilft XYZ bei der persönlichen Zielerreichung?

Wenn Sie Entscheider wären, was würden Sie tun?

Mitarbeiterbeteiligung hat Grenzen

Zehn Mitarbeiter haben immer Mehr Ideen als ein Chef, egal wie gut der ist!

Prioritäten lassen sich idealerweise aus dem strategischen Zielbild erkennen.

Wenn wir uns bspw. entschieden haben „DER Billigflieger in Deutschland“ zu sein und dies im Detail beschreiben, dann wird es weder Champagner noch Krabben-Cocktails an Bord geben. Weil das eben nicht zu unserem Bild als Billigflieger passt.

Steht das gemeinsam erarbeitete Zielbild, liegt es an den Führungskräften, die Mitarbeiter zu deren Erreichung zu motivieren.

Gerade und vor allem in schwierigen Fällen, wenn die Mitarbeiter auch mal NEIN sagen.

Es gilt der Grundsatz: „Das Ziel kommt vom Chef, der Weg kommt vom Mitarbeiter“.

Auf operativer Ebene hat jeder Mitarbeiter die Pflicht, sicherzustellen, dass er oder sie die richtigen Prioritäten vor Augen hat.

OPERATIV = Prioritäten im Tagesgeschäft zu hinterfragen geht alle (!) an

TAKTISCH = Priorisiert zu führen und zu steuern ist Aufgabe der Führungskräfte

STRATEGISCH = Prioritäten leiten sich immer aus langfristigen Zielbildern ab. Wer im Unternehmen kann am besten > 5 Jahre in die Zukunft denken?